من التشغيل اليدوي إلى منصة رقمية منظّمة

01 — السياق

جهة تدريب مهني تقدم برامج في إدارة العمليات، علوم البيانات، التميز المؤسسي، الابتكار، الاستراتيجية وحوكمة التقنية. تخدم عملاء من الشركات والأفراد، وتعمل مع مجموعات تدريبية ومدربين من خارج الجهة، بينما تتوسع حقيبتها التدريبية باستمرار.

كانت البرامج قوية، لكن ما يحدث خلفها كان يعتمد بدرجة كبيرة على العمل اليدوي. كان الهدف هو تحويل هذا التشغيل المتفرق إلى منصة رقمية منظمة، من إدارة الموقع وهيكلة المحتوى إلى حسابات المستخدمين والتسجيلات ومتابعة الزوار والعمليات اليومية.

02 — المشكلة

كان التسجيل يبدأ برسالة بريد إلكتروني. يقرأها موظف، يرد عليها، يضيف الاسم إلى جدول، يتابع الدفع، ثم يرسل تفاصيل الحضور. كل خطوة كانت تعتمد على شخص، ومعظم معرفة العملية كانت موجودة في ذاكرة الموظف أكثر مما هي موثقة داخل النظام.

إضافة دورة جديدة أو مدرب جديد كانت تتطلب الرجوع إلى الشخص الذي يعرف كيف يتم تعديل الموقع. ومع توسع الحقيبة التدريبية، أصبح هناك خطر دائم بأن يعرض الموقع معلومات لا تعكس ما تقدمه الجهة فعليا.

المشكلة لم تكن فقط في الوقت الذي يستهلكه العمل اليدوي، بل في أن العملية نفسها لم تكن قابلة للتسليم. إذا غاب الشخص الذي يعرف الترتيب، أصبح من الصعب معرفة حالة التسجيلات وما الذي يجب فعله بعد ذلك.

03 — ما فعلته

بدأت من فهم العملية الفعلية قبل إعادة تصميم المنصة. تابعت رحلة تسجيل واحدة من أول تواصل حتى حضور المتدرب، ووثقت الخطوات والبيانات والملفات والرسائل ونقاط الانتقال بين الأشخاص. هذا أعطاني صورة واضحة عن العمل كما يحدث فعليا، وليس كما يفترض أن يحدث.

بعد ذلك أعدت تنظيم المنصة حول الرحلات المختلفة للمستخدمين. المتدرب الفرد، الشركة التي تسجل مجموعة، المدرب، والفريق الداخلي لديهم احتياجات مختلفة، لذلك لم يعد من المنطقي التعامل معهم من خلال مسار واحد.

نظمت عملية التسجيل والمعلومات المرتبطة بها ضمن مسار واضح، يشمل بيانات المستخدم، حالة التسجيل والدفع وتفاصيل الحضور، مع تنظيم المحتوى والعمليات بحيث يستطيع الفريق متابعة العمل من مكان واحد.

كما أعدت هيكلة إدارة المحتوى بحيث يستطيع الفريق إضافة الدورات والمدربين وتحديث الجداول والأسعار والتفاصيل دون الاعتماد في كل مرة على شخص تقني لتعديل الموقع.

وشملت المنصة كذلك تنظيم حسابات المستخدمين، ومتابعة الزوار، وهيكلة الموقع والمحتوى، بحيث أصبحت المنظومة الرقمية أقرب إلى طريقة عمل الجهة الفعلية، ويمكن للفريق إدارتها وتحديثها مع توسع الحقيبة التدريبية.